Wichtige Aspekte zur E-Rechnung

1. E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025

Die verpflichtende E-Rechnung wird zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt.

2. E-Rechnung gemäß Norm EN 16931

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.

3. Alle Unternehmen werden in der Pflicht sein

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zwischen inländischen Unternehmern zur Ausstellung (Versand) einer elektronischen Rechnung. Der Gesetzgeber hat, in Anbetracht des hohen Umsetzungsaufwands für Unternehmen, Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller für die Jahre 2025 bis 2027 eingeräumt.

4. Übergangsregelungen

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

5. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. nicht unternehmerisch tätige Vereine oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

6. Einführung eines Meldesystems wird später kommen

Ab einem späteren – noch offenen - Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden.

Diese Meldung soll im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen.