Formalitäten

Welche Formalitäten muss ich einhalten? – Gewerbeanmeldung

Wer ein eigenes Unternehmen gründen und führen will, muss dies beim Gewerbeamt anmelden. Ausgenommen von dieser Pflicht sind nur die Freien Berufe (z.B. Rechtsanwälte*Rechtsanwältinnen, Ärzte*Ärztinnen, Künstler*innen), sofern sie nicht durch die gewählte Rechtsform (GmbH) als Gewerbetreibende anmeldepflichtig sind. Ausgenommen sind auch Land- und Forstwirte*Forstwirtinnen.

Ungeachtet der grundsätzlich geltenden Gewerbefreiheit ist für bestimmte Gewerbe und Freie Berufe eine besondere Erlaubnis erforderlich. Sie muss vor Beginn der Tätigkeit eingeholt werden. Hier wird - aus Verbraucherschutzgründen - die persönliche Zuverlässigkeit geprüft und festgestellt, ob besondere qualifikatorische, finanzielle und bauliche Voraussetzungen vorliegen. Desgleichen prüfen die Behörden die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Dies betrifft den Arbeits- und Gesundheitsschutz für die Beschäftigten, den Umweltschutz, den Denkmalschutz etc.

Mit der Gewerbeanmeldung wird zugleich die Anmeldung beim Finanzamt, bei der Berufsgenossenschaft und bei der Industrie- und Handelskammer bewirkt.

Bei der IHK werden Sie kraft Gesetzes Mitglied, wenn Sie eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen. Bei der Handwerkskammer oder der Landwirtschaftskammer werden Sie ebenso kraft Gesetzes Mitglied, wenn Sie eine Tätigkeit in einem Handwerk bzw. in der Landwirtschaft aufnehmen. Sogenannte freiberufliche Tätigkeiten, wie z.B. Künstler*innen, gelten dagegen nicht als gewerblich und müssen nur beim Finanzamt angemeldet werden.

Berufsbezogene Anforderungen, die unmittelbar mit der Anmeldung verbunden sind:

  • Freiberufler*innen: Während das Finanzamt bei der Gewerbeanmeldung vom Gewerbeamt verständigt wird, müssen Freiberufler*innen sich selbst beim Finanzamt anmelden. Sie erhalten dort eine Steuernummer. Die meisten Freien Berufe benötigen den Nachweis von qualifikatorischen, aber auch finanziellen und baulichen Voraussetzungen („Geregelte Freie Berufe").
  • Handwerk: Ein Handwerksunternehmen darf nur ausüben, wer mit dem Handwerk in die Handwerksrolle eingetragen ist und wer die Voraussetzungen erfüllt. Dies betrifft insbesondere diejenigen, die in diesem Handwerk oder in einem mit diesem verwandten Handwerk die Meisterprüfung bestanden haben.

Die Meisterprüfung kann aber auch durch eine Ausnahmebewilligung (§8 Handwerksordnung) ersetzt werden. Bei einer GmbH genügt es, wenn ein*e Meister*in als Technische*r Betriebsführer*in eingestellt wird. Ist der erforderliche Meisterbrief vorhanden, müssen sich die Unternehmer*innen bei der zuständigen Handwerkskammer in die Handwerksrolle eintragen lassen. Dies betrifft alle Tätigkeiten, die in der Handwerksordnung unter der Anlage A als Handwerksberufe aufgeführt sind.

Ausnahme: Im so genannten „handwerksähnlichen" Gewerbe, die in der Anlage B der Handwerksordnung verzeichnet sind, kann ein Unternehmen auch ohne Meisterbrief geführt werden. Es muss allerdings auch in das Verzeichnis des handwerksähnlichen Gewerbes eingetragen werden.

Was ist bei der Gewerbeanmeldung zu beachten?

Wer einen eigenen Betrieb gründet, muss eine Reihe von Anmeldeformalitäten und gesetzlichen Vorschriften beachten.

Gewerbeanmeldung

Der Gewerbebetrieb (also jedes Unternehmen, das „auf Dauer auf Gewinnerzielung angelegt ist") muss beim zuständigen Gewerbeamt (Bürgermeisteramt, Gemeinde) angemeldet werden. Notwendig ist hierzu ein Personalausweis bzw. Pass sowie eventuell besondere Genehmigungen und Nachweise (z. B. Handwerkskarte, Konzessionen usw.).

Ausgenommen von dieser Anmeldepflicht sind nur die Freien Berufe (z.B. Rechtsanwälte*Rechtsanwältinnen, Ärzte*Ärztinnen, Künstler*innen), sofern sie nicht durch die gewählte Rechtsform (GmbH) als Gewerbetreibende anmeldepflichtig sind. Ausgenommen sind auch Land- und Forstwirte*Forstwirtinnen.

Ungeachtet der grundsätzlich geltenden Gewerbefreiheit ist für bestimmte Gewerbe und Freie Berufe eine besondere Erlaubnis erforderlich. Sie muss vor Beginn der Tätigkeit eingeholt werden. Hier wird - aus Verbraucherschutzgründen - die persönliche Zuverlässigkeit geprüft und festgestellt, ob besondere Qualifikationen, finanzielle und bauliche Voraussetzungen vorliegen.

Desgleichen prüfen die Behörden die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Dies betrifft den Arbeits- und Gesundheitsschutz für die Beschäftigten, den Umweltschutz, den Denkmalschutz etc.

Mit der Gewerbeanmeldung werden in der Regel folgende Behörden automatisch über Sie informiert:

  • das Finanzamt,
  • die Handwerkskammer (bei Handwerksberufen),
  • die Berufsgenossenschaft,
  • die Industrie- und Handelskammer,
  • das Statistische Landesamt,
  • das Handelsregistergericht.

Es ist trotzdem zu empfehlen, mit diesen Behörden selbst Kontakt aufzunehmen, um die Anmeldeformalitäten zu beschleunigen und auftauchende Fragen direkt klären zu können.

Wie werden Verträge geschlossen? - Vertragsgestaltung

Existenzgründerinnen und Existenzgründer schließen zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit eine Vielzahl von Verträgen ab. In der Praxis stellt sich immer wieder heraus, dass der abgeschlossene Vertrag nicht dem entspricht was man vereinbaren wollte.

Bei vertragsrechtlichen Einzelfragen sollte grundsätzlich fachkundiger Rat z.B. bei Rechtsanwälten oder den Kammern eingeholt werden.

6 Merkpunkte die für die Vertragsgestaltung

1. Verbindlichkeit: 
Geschlossene Verträge müssen eingehalten werden. Besonderes Augenmerk ist daher auf die Vertragsverhandlungen zu legen: Jeder Vertragspartner ist selbst dafür verantwortlich, dass er die eingegangenen Verpflichtungen erfüllen kann.

2. Gültigkeit: 
Grundsätzlich können Verträge mündlich abgeschlossen werden. Das gilt z.B. für Dinge des täglichen Gebrauchs wie beim Kauf von Büromaterialien oder Lebensmittel, aber auch für Arbeitsverträge oder Dienstleistungsverträge. Andere Verträge wie beispielsweise Bürgschaftserklärungen, Grundstücksverträge oder Abzahlungsverträge müssen schriftlich abgefasst werden. Gesellschaftsrechtliche Verträge wie bei einer GmbH müssen außerdem notariell beurkundet werden. Wichtig: Faxe und E-Mails werden nicht als schriftliche Vertragsformen anerkannt.

3. Schriftlicher Vertrag: 
Unabhängig von der vorgeschriebenen Form: Verträge sollten grundsätzlich schriftlich beschlossen werden, auch wenn die Schriftform per Gesetz nicht vorgeschrieben ist. So können Missverständnisse vermieden und die getroffenen Vereinbarungen dokumentiert und jederzeit nachgewiesen werden. Ein Vertrag sollte folgende Fragen beantworten:

  • Wer sind die Vertragsparteien?
  • Was soll im Vertrag geregelt werden?
  • Wie ist die Laufzeit des Vertrages?
  • Wie sind die Kündigungsfristen?
  • Wie sind die Zahlungs- und Lieferbedingungen?
  • Was geschieht, wenn die Vertragsbedingungen nicht eingehalten werden?
     

4. Handelsgebräuche und Gepflogenheiten: 
Jungunternehmer, die am Markt auftreten, dürfen sich nicht mehr wie unwissende Verbraucher (die oftmals durch Verbraucherschutzbestimmungen geschützt sind) verhalten. Sie müssen vielmehr die einschlägigen Handelsgebräuche und Gepflogenheiten der Branche beachten. So entspricht es z.B. kaufmännischen Gepflogenheiten, mündliche Absprachen schriftlich zu bestätigen.

Wichtig: Für den Nachweis z.B. einer Auftragsbestätigung ist ein Versand per Post (am Besten per Einschreiben) zu empfehlen. Der Versand per E-Mail ist nur mit Verschlüsselung nachweisbar, per Fax überhaupt nicht (Sendebestätigungen werden nicht als Nachweis anerkannt).

5. Gesetzliche Regelungen:
Zahlreiche gesetzliche Regelungen des Handelsgesetzbuches verschärfen zusätzlich die rechtlichen Beziehungen zwischen Kaufleuten. Wer eine mangelhafte Ware reklamieren will, muss dies unverzüglich tun: bei verderblichen Waren, z.B. Orangen, innerhalb kürzester, bei komplizierten Maschinen z.B. etwas längerer Frist. Andernfalls verfällt sein Anspruch auf Ausgleich oder Ersatz.

6. Sprache:
Auch bestimmte Begriffe, wie Gewährleistung, Haftungsausschluss und Eigentumsvorbehalt sollten jungen Unternehmern geläufig sein. Eine falsche Verwendung oder Einordnung dieser Begriffe kann aufgrund der damit verbundenen weitreichenden Folgen schon frühzeitig das Aus bedeuten.

Steuern - Ein weites Feld

Existenzgründende erhalten schon bald nach dem Start einen Fragebogen ihres Finanzamtes: zur Anmeldung einer selbständigen Tätigkeit. Die Jungunternehmer*innen, die sich erst jetzt mit dem Thema „Steuern" beschäftigten, haben womöglich schon steuerlich relevante und nur schwer korrigierbare Fakten geschaffen, z. B. durch die Wahl einer steuerlich ungünstigeren Rechtsform.

Darum: Das Thema „Steuern" muss schon vor dem eigentlichen Unternehmensstart auf dem Themenplan stehen. Zu jeder Gründungsvorbereitung gehört also unbedingt die Beratung durch Steuerberater*innen. Hervorzuheben sind dabei drei Fragestellungen:

  • Welche Steuern müssen gezahlt werden?
  • Wer zahlt welche Steuern wann?
  • Welche Rechtsform ist die günstigste?
     

Eine zentrale Information in diesem Zusammenhang gleich vorweg: Es gibt keine speziellen steuerlichen Hilfen nur für Existenzgründer*innen. Ausnahme: die im Vergleich zu bestehenden Unternehmen erhöhte so genannte Ansparbeschreibung für künftige Investitionen. Jungunternehmer*innen sind daher zunächst wie alle anderen Steuerzahler*innen darauf angewiesen, die bestehenden Steuergesetze optimal für ihre Situation zu nutzen.

Wie kontrolliere ich meine Unternehmensabläufe? – Buchführung

Praktiker sagen: Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Probleme im Unternehmen und „schlampige" Buchführung gehen meist Hand in Hand.

Eine ordentliche Buchführung informiert über die Ertragslage und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Sie ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Das betriebliche Rechnungswesen zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle auf und liefert so - im Idealfall - ein exaktes Abbild aller betrieblichen Abläufe.

Zum betrieblichen Rechnungswesen gehören:

  • Buchführung oder Buchhaltung: Welche Einnahmen und Ausgaben gibt es?
  • Kostenrechnung (= Betriebsbuchhaltung): Wirtschaftet z. B. der Bereich Softwareentwicklung kostendeckend?
  • Betriebliche Statistik oder Informationssystem: Beispiel: Welche Umsatzanteile hatten die wichtigsten Kunden in den vergangenen drei Jahren?
  • Unternehmensplanung: Wie entwickelt sich mein Finanzergebnis in den kommenden zwölf Monaten?

Das betriebliche Rechnungswesen ist die wichtigste Informationsquelle für den Unternehmer: über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens. Diese Informationen sind die Grundlage für die tägliche Planungs- und Entscheidungsarbeit, für die Preiskalkulation, die Planung des Angebotssortiments und um zu ermitteln, ob das Unternehmen unter dem Strich Gewinn gemacht hat oder nicht. Wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sie liefert das Zahlenfundament für alle anderen Teile des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei sollten diese Zahlen möglichst aktuell sein.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

  • Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
  • Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein; auch der Überblick über die Vermögens- und Ertragslage muss vollständig sein.
  • Ordnung: Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
  • Zeitgerechtheit: Die Geschäftsvorfälle sind (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zeitgerecht zu erfassen.
  • Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege (z. B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
  • Richtigkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden (z. B. als Korrektur für Fehlbuchungen).
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