Starthilfe für Existenzgründer im Landkreis Main-Spessart

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Wie kontrolliere ich meine Unternehmensabläufe? - Buchführung

Praktiker sagen: Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Probleme im Unternehmen und „schlampige" Buchführung gehen meist Hand in Hand.

Eine ordentliche Buchführung informiert über die Ertragslage und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Sie ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Das betriebliche Rechnungswesen zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle auf und liefert so - im Idealfall - ein exaktes Abbild aller betrieblichen Abläufe.

Zum betrieblichen Rechnungswesen gehören:

  • Buchführung oder Buchhaltung: Welche Einnahmen und Ausgaben gibt es?
  • Kostenrechnung (= Betriebsbuchhaltung): Wirtschaftet z. B. der Bereich Softwareentwicklung kostendeckend?
  • Betriebliche Statistik oder Informationssystem: Beispiel: Welche Umsatzanteile hatten die wichtigsten Kunden in den vergangenen drei Jahren?
  • Unternehmensplanung: Wie entwickelt sich mein Finanzergebnis in den kommenden zwölf Monaten?

Das betriebliche Rechnungswesen ist die wichtigste Informationsquelle für den Unternehmer: über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens. Diese Informationen sind die Grundlage für die tägliche Planungs- und Entscheidungsarbeit, für die Preiskalkulation, die Planung des Angebotssortiments und um zu ermitteln, ob das Unternehmen unter dem Strich Gewinn gemacht hat oder nicht. Wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sie liefert das Zahlenfundament für alle anderen Teile des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei sollten diese Zahlen möglichst aktuell sein.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

  • Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
  • Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein; auch der Überblick über die Vermögens- und Ertragslage muss vollständig sein.
  • Ordnung: Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
  • Zeitgerechtheit: Die Geschäftsvorfälle sind (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zeitgerecht zu erfassen.
  • Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege (z. B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
  • Richtigkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden (z. B. als Korrektur für Fehlbuchungen).

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